En el mundo de la gestión empresarial, podemos identificar dos tipos de categorías de sistemas, a saber:
- Aquellos sistemas que toman decisiones por sí mismo
- Aquellos que ayudan a los administradores y a otros profesionales del conocimiento a tomar decisiones inteligentes.
Un sistema que cae en la primera categoría lo conceptuaremos como transaccional. Los de la segunda categoría los denominaremos aplicación de automatización, inteligencia de negocio (BI) o foco de negocio BI.
Los sistemas que toman decisiones por sí mismos son aquellos que, una vez alimentados con los datos que correspondan, cumplen un objetivo funcional y habitualmente operativo. Por ejemplo ventas, facturación, fijación de precios, cobranzas, otros. Con foco en el mundo industrial-operacional podríamos catalogar los sistemas expertos. Estos sistemas pueden ser módulos asociados a aplicativos de nicho o formar parte de un ERP completo.
El concepto de metadata para estos sistemas son los atributos que por su naturaleza son inherentes para su toma de decisiones propia o interna. Por ejemplo un sistema de facturación debe facturar, para ello requiere direcciones de facturación, antecedentes legales, valores, entre otros muchos datos. Todos estos valores de atributos, por lógica de cohesión interna, deben estar contenidos en estas aplicaciones.
Un sistema transaccional que contribuye a la toma de decisiones particular, de la función particular, por ejemplo “facturar”, cuando corresponde ejecutar sus procesos, “decide emitir la facturación”. La calidad de la información resultante dependerá de la calidad de los datos suministrados al sistema, de la oportunidad de ejecución y de la calidad en la codificación de sus procesos.
Todos los sistemas transaccionales en los términos descritos resuelven la toma de decisiones. En el ejemplo anterior, el sistema de facturación además puede contribuir a conocer el comportamiento de los ingresos devengados mediante la estructuración de reglas para valores, o por algún tratamiento previo de sus atributos. En términos de valores de sus atributos, podemos considerar el tipo de producto y el lugar donde se facturó, la estructuración de reglas puede estar definida como la suma total de dineros facturados por cada lugar geográfico donde se factura, independiente del tipo de producto. En la práctica un foco de decisiones puede estar siendo apoyado por uno o más de un sistema transaccional.
Una forma de delimitar la frontera de la categoría de sistemas que toman decisiones, es confeccionar una lista de decisiones que debe ser resuelta por el sistema, o módulo. Por ejemplo para la función facturación, Ventas, servicio al cliente, etc. No importando en la práctica, si todas estas materias residen, o debieran residir en uno o más sistemas. Lo que debe prevalecer es la capacidad de estructuración, frecuencia y poca volatilidad de la decisión.
Los sistemas pertenecientes a la segunda categoría, por lo general y de manera importante se alimentan de los sistemas transaccionales, son receptores de valores de atributos que a la postre configurarán los sistemas que ayudarán a tomar decisiones, estos datos serán procesados por aplicaciones que se han catalogado en la industria como BI o para tratamiento Big Data.
En otras palabras, si usted puede estructurar de manera precisa sus requerimientos, estos podrán ser obtenidos, en su aplicación transaccional, sean estos requerimientos realizados para tomar decisiones operativas, estratégicas o de gestión en sus procesos de negocio habitual. Entonces el sistema transaccional tomará decisiones para usted.
Si usted considera que algunos datos deben ser extraídos sumarizados no estructuradamente, desde los sistemas transaccionales con la finalidad de ser procesados fuera, en cubos, en análisis estadístico o re calculados mediante el uso de diversos algoritmos entonces, las decisiones que apoyan estos datos no son estructuradas o susceptibles de estructurar.
El énfasis en la necesidad de disponer y utilizar sistemas de cada categoría, dependerá de las capacidades de los sistemas transaccionales, de la complejidad de las decisiones que deben ser adoptadas, de la claridad y conocimiento de los decidores, de la calidad de los sistemas transaccionales, de la información y precisión de la transformación requerida para apoyar las decisiones, del nivel de acoplamiento e integración de la plataforma de sistemas, entre otras consideraciones.
El criterio del mal menor para el usuario consiste en entregar al área de BI la confección de los reportes necesarios para la toma de decisiones, no siempre aquello por razones del nivel de complejidad de la decisión, sino más bien por razones prácticas debido a atrasos en los proyectos transaccionales, incapacidad de resolución en oportunidad por los responsables de los sistemas transaccionales, ausencia evidente de sistemas transaccionales de apoyo, entre otros.